Data ostatniej aktualizacji: [DD.MM.RRRR]
Niniejsza Polityka prywatności określa zasady przetwarzania i ochrony danych osobowych przekazanych przez Użytkowników w związku z korzystaniem przez nich ze sklepu internetowego dostępnego pod adresem [www.adressklepu.pl] (dalej: „Sklep”), a także zasady wykorzystywania plików cookies.
Polityka została opracowana zgodnie z:
- Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO/GDPR),
- ustawą z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych,
- ustawą z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną,
- ustawą Prawo komunikacji elektronicznej (w zakresie plików cookies).
1. Administrator danych osobowych
Administratorem danych osobowych Użytkowników Sklepu jest:
[Pełna nazwa firmy]
z siedzibą w [miasto, kod pocztowy, ulica, numer]
NIP: [numer], REGON: [numer], KRS: [numer, jeśli dotyczy]
Kontakt w sprawach ochrony danych osobowych:
- e-mail: [adres e-mail, np. rodo@sklep.pl]
- telefon: [numer telefonu]
- adres korespondencyjny: [adres]
W zależności od sposobu korzystania ze Sklepu możemy przetwarzać następujące kategorie danych:
- dane identyfikacyjne i kontaktowe: imię, nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, adres dostawy, adres do faktury,
- dane związane z zamówieniem: historia zakupów, wybrany rozmiar/kolor produktu, metoda płatności, metoda dostawy,
- dane rozliczeniowe: dane do faktury, w tym NIP w przypadku przedsiębiorców,
- dane logowania: login, hasło (w formie zaszyfrowanej) – w przypadku posiadania konta w Sklepie,
- dane techniczne: adres IP, dane o urządzeniu i przeglądarce, plików cookies, dane o aktywności na stronie (np. przeglądane produkty, koszyk),
- dane z korespondencji: treść zgłoszeń, reklamacji, zapytań przesyłanych przez formularz kontaktowy, e-mail lub chat.
3. Cele i podstawy prawne przetwarzania danych
| Cel przetwarzania | Podstawa prawna (RODO) | Okres przechowywania |
| Realizacja zamówień, zawarcie i wykonanie umowy sprzedaży | art. 6 ust. 1 lit. b (wykonanie umowy) | Przez czas realizacji umowy, a po jej zakończeniu do upływu terminów przedawnienia roszczeń (co do zasady 6 lat) |
| Obsługa reklamacji i zwrotów (rękojmia, prawo odstąpienia) | art. 6 ust. 1 lit. c (obowiązek prawny) w zw. z Kodeksem cywilnym i ustawą o prawach konsumenta | 6 lat od zakończenia postępowania reklamacyjnego |
| Wystawianie faktur i dokumentów księgowych | art. 6 ust. 1 lit. c (obowiązek prawny) w zw. z ustawą o rachunkowości i przepisami podatkowymi | 5 lat od zakończenia roku podatkowego |
| Prowadzenie konta klienta w Sklepie | art. 6 ust. 1 lit. b (wykonanie umowy o świadczenie usług) | Do czasu usunięcia konta przez Użytkownika |
| Marketing własnych produktów i usług (newsletter, powiadomienia o promocjach) | art. 6 ust. 1 lit. a (zgoda) lub lit. f (prawnie uzasadniony interes – marketing bezpośredni) | Do czasu wycofania zgody lub wniesienia sprzeciwu |
| Remarketing i reklama behawioralna w social media i sieciach reklamowych | art. 6 ust. 1 lit. a (zgoda wyrażona poprzez ustawienia cookies) | Do czasu wycofania zgody, maksymalnie [24] miesiące |
| Analiza statystyczna ruchu na stronie (Google Analytics i podobne) | art. 6 ust. 1 lit. a lub f | Do czasu wycofania zgody, maksymalnie [26] miesięcy |
| Obsługa zapytań kierowanych przez formularz kontaktowy, e-mail, chat | art. 6 ust. 1 lit. f (prawnie uzasadniony interes – udzielenie odpowiedzi) | 3 lata od zakończenia korespondencji |
| Ustalenie, obrona i dochodzenie roszczeń | art. 6 ust. 1 lit. f (prawnie uzasadniony interes) | Do upływu terminu przedawnienia roszczeń |
| Zapewnienie bezpieczeństwa systemu informatycznego Sklepu | art. 6 ust. 1 lit. f (prawnie uzasadniony interes) | 12 miesięcy |
Dane osobowe Użytkowników mogą być przekazywane następującym kategoriom odbiorców, w zakresie niezbędnym do realizacji wskazanych celów:
- firmy kurierskie i operatorzy pocztowi realizujący dostawę zamówień (np. [DPD/InPost/Poczta Polska – wpisać rzeczywistych partnerów]),
- operatorzy płatności elektronicznych obsługujący transakcje w Sklepie (np. [PayU/Przelewy24/Stripe – wpisać rzeczywistych partnerów]),
- dostawca usług hostingowych i firma świadcząca obsługę informatyczną Sklepu,
- biuro rachunkowe prowadzące księgowość Administratora,
- podmioty świadczące usługi mailingowe i marketingowe (np. dostawca systemu newsletterowego),
- podmioty świadczące usługi analityczne (np. Google Analytics),
- dostawcy platform reklamowych i social media (np. Meta/Facebook, Google Ads) – wyłącznie w przypadku wyrażenia zgody na odpowiednie pliki cookies,
- dostawcy usług prawnych, windykacyjnych i doradczych – w razie potrzeby dochodzenia lub obrony roszczeń,
- organy publiczne uprawnione do uzyskania danych na podstawie obowiązujących przepisów prawa (np. urzędy skarbowe).
Wszystkie podmioty, którym powierzamy przetwarzanie danych, zobowiązane są do zachowania poufności i wykorzystywania danych wyłącznie w celu realizacji zleconych usług, na podstawie zawartych umów powierzenia przetwarzania danych.
5. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy
Niektórzy z dostawców usług wykorzystywanych przez Sklep (np. dostawcy narzędzi analitycznych lub reklamowych, tacy jak Google lub Meta) mogą przetwarzać dane na serwerach znajdujących się poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, w tym w Stanach Zjednoczonych.
W takich przypadkach przekazanie danych odbywa się z zapewnieniem odpowiedniego poziomu ochrony, w szczególności na podstawie:
- decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni poziom ochrony danych (np. decyzja w sprawie Data Privacy Framework UE–USA), lub
- standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską.
Użytkownik może uzyskać kopię zastosowanych zabezpieczeń, kontaktując się z Administratorem pod adresem wskazanym w pkt 1.
W związku z przetwarzaniem danych osobowych Użytkownikowi przysługują następujące prawa:
- prawo dostępu do swoich danych oraz otrzymania ich kopii,
- prawo do sprostowania (poprawiania) danych,
- prawo do usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”), w zakresie przewidzianym prawem,
- prawo do ograniczenia przetwarzania danych,
- prawo do przenoszenia danych,
- prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych opartego na prawnie uzasadnionym interesie, w tym wobec profilowania i marketingu bezpośredniego,
- prawo do wycofania zgody w każdym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem,
- prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).
W celu realizacji powyższych praw prosimy o kontakt na adres e-mail: [adres e-mail], podając w treści zgłoszenia zakres żądania.
7. Dobrowolność podania danych
Podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednak niezbędne do:
- złożenia i realizacji zamówienia w Sklepie,
- założenia konta Użytkownika,
- otrzymywania newslettera lub informacji marketingowych,
- udzielenia odpowiedzi na zapytanie przesłane przez formularz kontaktowy.
Niepodanie wymaganych danych może skutkować brakiem możliwości realizacji wskazanych usług.
8. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie
Administrator może wykorzystywać profilowanie w celach marketingowych, np. w celu wyświetlania Użytkownikowi reklam produktów zgodnych z jego wcześniejszymi zakupami lub przeglądaną historią produktów (remarketing). Decyzje te nie wywołują istotnych skutków prawnych wobec Użytkownika i nie są podejmowane w sposób w pełni zautomatyzowany bez udziału człowieka w zakresie decyzji o skutkach prawnych.
Sklep wykorzystuje pliki cookies i podobne technologie w celu:
- zapewnienia prawidłowego funkcjonowania Sklepu (cookies niezbędne, np. obsługa koszyka i logowania),
- dostosowania zawartości Sklepu do preferencji Użytkownika,
- prowadzenia statystyk odwiedzin (cookies analityczne),
- wyświetlania reklam dopasowanych do zainteresowań Użytkownika (cookies marketingowe/reklamowe).
Zgoda na wykorzystanie cookies innych niż niezbędne jest wyrażana poprzez baner cookies wyświetlany przy pierwszej wizycie w Sklepie. Użytkownik może w każdym momencie zmienić swoje preferencje w ustawieniach cookies dostępnych na stronie Sklopu lub w ustawieniach swojej przeglądarki, w tym zablokować lub usunąć pliki cookies. Szczegółowe informacje na temat wykorzystywanych plików cookies znajdują się w [Polityce Cookies / sekcji cookies dostępnej pod adresem].
Administrator stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne zapewniające bezpieczeństwo przetwarzanych danych osobowych, w tym ochronę przed nieuprawnionym dostępem, utratą, zniszczeniem lub nieautoryzowaną modyfikacją, w tym:
- szyfrowanie połączenia (certyfikat SSL),
- regularne aktualizacje i zabezpieczenia systemów informatycznych,
- ograniczony dostęp do danych osobowych wyłącznie dla upoważnionych pracowników i współpracowników,
- procedury reagowania na incydenty bezpieczeństwa, zgodnie z obowiązkiem zgłoszenia naruszeń do Prezesa UODO w terminie 72 godzin.
11. Zmiany Polityki prywatności
Administrator zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian w niniejszej Polityce prywatności, w szczególności w związku ze zmianami przepisów prawa, technologii lub zakresu działalności Sklepu. O istotnych zmianach Użytkownicy zostaną poinformowani poprzez publikację nowej wersji Polityki na stronie Sklopu, ze wskazaniem daty ostatniej aktualizacji.
W przypadku pytań dotyczących niniejszej Polityki prywatności lub sposobu przetwarzania danych osobowych, prosimy o kontakt:
[Nazwa firmy]
e-mail: [adres e-mail]
telefon: [numer telefonu]
adres: [adres korespondencyjny]
Uwaga: Niniejszy dokument jest szablonem i wymaga uzupełnienia danymi konkretnego sklepu (dane rejestrowe, lista faktycznie wykorzystywanych dostawców usług, cookies, systemów płatności i dostawy) oraz weryfikacji prawnej przed publikacją, w szczególności pod kątem specyfiki działalności i faktycznie wykorzystywanych narzędzi.